エクセルの勤怠管理表（無料テンプレート）
※写真はイメージです
先に結論
実働 ＝ MOD(退勤−出勤, 1) − 休憩このテンプレートは、出勤・退勤・休憩を入れるだけで、実働・残業（1日8時間を超えた分）・深夜（22時〜5時）・法定休日の労働が自動で出る出勤簿です。月の合計と、時給を入れれば割増を含めたお給料の目安まで出ます。日付をまたぐ夜勤もそのまま入れて大丈夫です。ただ、先に言っておくと、週40時間を超えた分の残業は自動では出ません。理由と見方は下に書いています。
勤怠管理表テンプレート（kintai.xlsx）をダウンロード（無料・登録なし）
テンプレートの中身（2枚のシート）
| シート | 書くもの | 自動で出るもの |
|---|---|---|
| 出勤簿 | 年・月・名前・時給（上に1回）、毎日の区分・出勤・退勤・休憩 | 日付と曜日、実働、残業、深夜、法定休日の労働、月の合計、お給料の目安 |
| ルール | —（1日の所定時間8時間・割増率などの前提を書いてあります） | — |
一人1枚です。人が増えたら、シート見出しを Ctrl を押しながら右へドラッグしてコピーし、名前を変えて使います。
残業・深夜・休日の数え方
割増が付く時間は、法律で決まっています。このテンプレートは、次の決まりに合わせて計算しています。
| 時間 | 決まり | 割増率（以上） |
|---|---|---|
| 残業（時間外） | 1日8時間・1週40時間を超えた分 | 25％ |
| 月60時間を超えた残業 | 2023年4月から中小企業も対象 | 50％ |
| 深夜 | 22時〜翌5時に働いた分 | 25％（残業と重なれば足して50％） |
| 法定休日の労働 | 週1日（または4週で4日）の休日に働いた分 | 35％ |
出典：厚生労働省「労働時間・休日」、兵庫労働局「割増賃金について」（2026年11月9日確認）。
休憩も決まりがあって、6時間を超えるなら45分以上、8時間を超えるなら1時間以上です。このテンプレートは、休憩が足りない日に休憩の欄が赤くなるようにしてあります。
週40時間を超えた分は、自動では出ません
正直に言うと、ここがエクセルの勤怠のいちばん弱いところです。「1日8時間」は1行で判断できますが、「1週40時間」は週の区切り（何曜日から数えるか）と、その週にすでに1日8時間超で数えた残業を引く計算が要って、式がかなり読みにくくなります。なので、このテンプレートでは週ごとの実働の合計だけ出して、40時間を超えた週は赤くしています。赤くなった週は、超えた分のうち、1日8時間超でまだ数えていない時間を残業に足してください。
週6日出る人や、1日の時間がばらばらなシフトの人がいるなら、ここの手作業が毎月出ます。そうなってきたら、勤怠管理のシステムのほうが確実だと思います。
中で使っている式
| どこ | 式 | やっていること |
|---|---|---|
| 実働 | =MOD(退勤-出勤,1)-休憩 | MODで日付をまたぐ勤務（退勤が出勤より小さい）も正しく引ける |
| 残業 | =MAX(0,実働-"8:00") | 8時間を超えた分だけ |
| 深夜 | 22:00〜29:00（翌5:00）と、0:00〜5:00に重なる時間 | 出勤と退勤の間で、22時〜翌5時に入っている分を足す |
| 月の合計 | =SUM(実働の列) | 表示形式を [h]:mm にして、24時間を超えても正しく見せる |
| お給料の目安 | =実働×時給×24＋残業×時給×24×0.25＋… | 時刻は「1日＝1」の小数なので、×24で時間に直す |
[h]:mm。ふつうの h:mm だと、25時間が「1:00」に見えます。使い方
- 上に年・月・名前・時給を入れる日付と曜日、祝日の色は自動で並びます。
- 毎日、区分と出勤・退勤・休憩を入れる区分はプルダウンで「出勤・休日・法定休日・有休・欠勤」から選びます。会社で決めている法定休日（たとえば日曜）に出たときは「法定休日」です。
- 月末に、下の合計と週ごとの欄を見る赤くなった週があれば、上の「週40時間」のとおりに足します。
- 次の月は、シートをコピーして年・月を変える前の月のシートは消さずに残しておきます。
エクセルで勤怠をつけるときに気をつけること
- 1分単位で記録する。このテンプレートも1分単位で計算しています。毎日の時間を15分単位で切り捨てるような丸め方は、働いた時間が減る方向になるので使わないでください。
- 手で入れた時刻は、自己申告と同じ扱いです。厚生労働省のガイドラインでは、タイムカードやパソコンの記録のような、客観的な記録で時間を確かめるのが原則になっています。手入力で回すなら、パソコンのログなどとずれていないかをときどき確かめてください。
- 式のセルは触らせない。人に入力してもらうなら、「校閲」→「シートの保護」で黄色以外のセルをロックしておくと、式を消される事故が減ります。
出典：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」（2026年11月9日確認）。お給料の計算そのものは、会社の就業規則や労使協定で決まるので、このテンプレートの数字は目安として見てください。
うまくいかないとき
1実働が「#####」になる
退勤が出勤より前で、MODを使っていない式になっています（このテンプレートでは起きません）。
直し方実働の式を =MOD(退勤-出勤,1)-休憩 にします。
2合計が少なく見える
合計のセルの表示形式が h:mm で、24時間を超えた分が隠れています。
直し方Ctrl＋1 →「ユーザー定義」で [h]:mm にします。
3時刻を入れても計算されない
「9：00」のように全角のコロンで入っていて、文字になっています。
直し方半角の「9:00」で入れ直します。
よくある質問
エクセルの勤怠管理表は無料ですか？
はい。このページのファイルは無料で、登録もいりません。自由に書き換えて使って大丈夫です。
日付をまたぐ夜勤の時間はどう計算しますか？
=MOD(退勤-出勤,1)-休憩 のようにMOD関数を使うと、退勤が出勤より小さくても正しく計算できます。
残業は何時間から付きますか？
1日8時間・1週40時間を超えた分が時間外労働で、25％以上の割増になります。月60時間を超えた分は50％以上です。
深夜の時間は何時から何時ですか？
22時から翌5時までです。25％以上の割増で、残業と重なれば合わせて50％以上になります。
勤務時間の合計が24時間を超えると0に戻ります
合計のセルの表示形式を [h]:mm にすると、24時間を超えても正しく表示されます。
一緒に覚えたい関数・操作
このページについて
操作の説明は Microsoft 365 の日本語版Excel（Windows）に合わせています。図はこのサイトで作ったもので、表の会社名・商品名・人名は架空です。運営者情報