ビジネスメールの書き方｜形と例文、組み立てツール
先に結論
- ビジネスメールは上から「宛名 → 挨拶と名乗り → 要件 → 詳細 → 結び → 署名」。この順番を守るだけで、ほとんどのメールは形になります。
- いちばん大事なのは件名と最初の2行。相手はそこで「何の用か」「急ぐか」を判断します。
- 社外は「いつもお世話になっております」、社内は「お疲れ様です」で始め、すぐに名乗ります。
- 下のツールで場面と相手を選ぶと、件名から署名まで組み上がります。書いたメールの二重敬語や言い間違いを探すチェックもあります。
ビジネスメールの形
場面と相手を選んで組み立てる
メールを組み立てる
件名
本文
【 】の部分は、自分の言葉で書き換えてください。名前・日付・金額は送る前にもう一度確かめます。
件名
件名だけで「何の用か」が分かるようにします。【 】で用件の種類を先に書くと、受信トレイで目に留まりやすくなります。
| よくない件名 | よい件名 |
|---|---|
| お世話になっております | 【資料送付】11月の請求書について |
| ご連絡 | 【日程のご相談】12月の打ち合わせ候補日 |
| 山田です | 【お礼】本日の打ち合わせについて（ひかり事務所 山田） |
| 確認お願いします | 【ご確認のお願い】見積書の金額について（12/5まで） |
返信するときは、件名の「Re:」は消さずにそのまま返すのが一般的です。何のやりとりの続きか、相手が追いやすくなります。
宛名
| 相手 | 書き方 |
|---|---|
| 社外の人 | 株式会社みなと商事 総務部 佐藤 様 |
| 会社・部署あて（人が決まっていない） | 株式会社みなと商事 総務部 御中 |
| 複数の人 | 株式会社みなと商事 佐藤様、鈴木様 |
| 社内の上司 | 佐藤課長 または 佐藤さん（会社のやり方に合わせる） |
「御中」と「様」は一緒に使いません。会社名は「(株)」と略さず、正式な名前で書きます。
書き出しと名乗り
| 相手・場面 | 書き出し |
|---|---|
| 社外（やりとりのある相手） | いつもお世話になっております。 ひかり事務所の山田です。 |
| 社外（はじめての相手） | 突然のご連絡失礼いたします。 ひかり事務所の山田と申します。 |
| 社内 | お疲れ様です。山田です。 |
| 久しぶりの相手 | ご無沙汰しております。ひかり事務所の山田です。 |
本文
- 要件を先に：「11月分の請求書をお送りします。」のように、最初の1文で用件を言い切ります。
- 1行は30〜35字くらいで改行：相手の画面で途中で折り返されず、読みやすくなります。
- 数字・日付・場所は箇条書き：あとで見返すときに探しやすくなります。
- 3〜5行ごとに空行：かたまりが分かれて、読み飛ばされにくくなります。
結び
| 場面 | 結び |
|---|---|
| 社外（ふつう） | 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。 |
| お願いごと | お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。 |
| 返事がほしい | お手数ですが、○日までにご返信いただけますと幸いです。 |
| 返事がいらない | ご返信には及びません。 |
| 社内 | よろしくお願いします。 |
署名
会社名・部署・名前・電話番号・メールアドレスを、本文の下に罫線で区切って入れます。Gmailは設定から、Outlookは署名の設定から、毎回自動で入るようにしておくと書き忘れません。
宛先・CC・BCCの使い分け
| 欄 | 入れる人 | 気をつけること |
|---|---|---|
| 宛先（To） | 用件の相手。返事や作業をしてほしい人 | 複数のときは、本文の宛名にも全員の名前を書く |
| CC | 念のため見ておいてほしい人（上司など） | CCの人のアドレスは、受け取った全員に見える |
| BCC | ほかの人にアドレスを見せずに送りたい人 | お客様に一斉に送るときはBCCに入れる。ToやCCに入れると全員のアドレスが漏れる |
送る前のチェック
送る前のチェック
文章はこの端末の中だけで調べ、どこにも送りません。見つけられるのはよくある間違いだけなので、最後は自分で読み直してください。
場面ごとのページ
- 「ご査収ください」の意味と使い方言い換えと、受け取ったときの返信
- 面接のお礼メール送るかどうかと例文
- 日程調整のメールと面接の返信候補日の出し方・返し方
- 退職の挨拶メール社内・社外の例文
- 添付ファイルの送り方Gmail・Outlookのボタンの場所
- 書き出し・締めの言葉と御中・様送る前のチェックつき
ビジネスメールの基本の形は？
上から「宛名 → 挨拶と名乗り → 要件 → 詳細 → 結び → 署名」の順です。要件を先に書き、細かいことはあとに回します。
ビジネスメールの書き出しは何と書けばいいですか？
社外なら「いつもお世話になっております。○○の山田です。」、はじめての相手なら「突然のご連絡失礼いたします。○○の山田と申します。」、社内なら「お疲れ様です。山田です。」が基本です。
CCとBCCの違いは何ですか？
CCに入れた人のアドレスは受け取った全員に見えますが、BCCに入れた人のアドレスはほかの人には見えません。お客様に一斉に送るときはBCCを使います。
ビジネスメールで1行は何文字くらいがいいですか？
30〜35字くらいで改行すると、相手の画面で途中で折り返されにくく、読みやすくなります。
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