Excelの名簿で差し込み印刷する方法｜Wordで宛名・案内状
※写真はイメージです
やり方
差し込み印刷はExcelで名簿を作り、Wordで印刷するのが基本です。Wordの「差し込み文書」→「宛先の選択」→「既存のリストを使用」でExcelのファイルを選び、「差し込みフィールドの挿入」で氏名や住所を置いて、「完了と差し込み」で印刷します。宛名ラベル・はがき・案内状がまとめて作れます。
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1. Excelで名簿を作る
- 1行目に見出し、2行目から1件1行。見出しがWordで差し込む「名前」になります。
- 郵便番号の先頭の0が消えないよう、郵便番号の列は文字で入れます（先頭の0）。
- 作ったら保存して、Excelは閉じておきます（開いたままだとWordから読めないことがあります）。
2. Wordで差し込む
- Wordで「差し込み文書」→「差し込み印刷の開始」宛名ラベルなら「ラベル」、案内状なら「レター」、はがきなら「はがき印刷」→「宛名面の作成」を選びます。
- 「宛先の選択」→「既存のリストを使用」さっきのExcelファイルを選び、名簿のシートを選んで「OK」。
- 「差し込みフィールドの挿入」で「氏名」「住所」などを置く《氏名》のような印が入ります。後ろに「様」と打っておけば、全員に付きます。
- 「結果のプレビュー」で確かめる矢印で1件ずつ切り替えて、名前が正しく入っているか見ます。
- 「完了と差し込み」→「文書の印刷」全員分が印刷されます。「個々のドキュメントの編集」なら、印刷前に1枚ずつ直せます。
Excelだけで差し込みたいとき
番号を入れると名簿から1件を引いてくる「印刷用のシート」を作り、VLOOKUP（またはXLOOKUP）で氏名や住所を表示する方法があります。番号を1つずつ変えて印刷するか、VBAで番号を変えながら印刷をくり返します。人数が多いなら、Wordを使うほうが早いです。
封筒に宛名を印刷する
Excelで住所録を作るうまくいかないとき
1郵便番号の0が消える・「1920083」のようになる
Excelで郵便番号が数字として入っています。
直し方Excelで郵便番号の列を文字列にして入れ直すか、Wordのフィールドを右クリック →「フィールドコードの表示/非表示」で書式を足します。
2金額や日付の表示がExcelとちがう
Wordは表示形式ではなく、元の値を差し込みます。
直し方Excelで =TEXT(C2,"#,##0") のように文字にした列を作り、その列を差し込みます。
3Excelのファイルを選んでも名簿が出ない
Excelでファイルを開いたままか、見出しが1行目にありません。
直し方Excelを閉じ、見出しを1行目にしてやり直します。
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よくある質問
Excelだけで差し込み印刷はできますか？
Excelには差し込み印刷の機能はありません。Wordで名簿のExcelを読み込んで印刷するのが基本です。Excelだけなら、VLOOKUPで1件ずつ表示する印刷用シートを作ります。
差し込み印刷で郵便番号の0が消えるのは？
Excelで郵便番号が数字になっているためです。文字列で入れ直します。
宛名ラベルを作るには？
Wordの「差し込み印刷の開始」で「ラベル」を選び、使うラベル用紙の製品番号を選んでから、Excelの名簿を読み込みます。
一緒に覚えたい関数・操作
このページについて
操作の説明は Microsoft 365 の日本語版Excel（Windows）に合わせています。図はこのサイトで作ったもので、表の会社名・商品名・人名は架空です。運営者情報