Wordの差し込み印刷で宛名ラベルを作る方法｜Excelの住所録から
※写真はイメージです
先に結論
- 手順は「差し込み印刷の開始」→「ラベル」→ 用紙を選ぶ →「宛先の選択」でExcel → 1枚目にフィールドを入れる →「複数ラベルに反映」→「完了と差し込み」。
- いちばん忘れやすいのが「複数ラベルに反映」です。押さないと、1枚目にしか名前が入りません。
- 「様」はフィールドのうしろに文字で打てば全員に付きます。
手順
- Excelの住所録を整えて、閉じておく1行目に「氏名」「郵便番号」「住所1」「住所2」などの見出し、2行目から1人1行。
- Wordで「差し込み文書」→「差し込み印刷の開始」→「ラベル」→ 用紙の製造元と製品番号を選ぶラベルの枠が入った文書になります。
- 「宛先の選択」→「既存のリストを使用」→ Excelの住所録を選ぶシートを選び、「先頭行をタイトル行として使用する」にチェック。
- 左上の1枚目のラベルに「差し込みフィールドの挿入」で〒・住所・氏名を入れ、氏名のうしろに「 様」と打つ改行して並べます。郵便番号の前の「〒」も文字で打ちます。
- 「複数ラベルに反映」を押す2枚目から «Next Record» が入ります。
- 「結果のプレビュー」で確かめて、「完了と差し込み」→「個々のドキュメントの編集」→「すべて」できた文書で最後に見直してから印刷します。
使いかけのラベル用紙の、途中から印刷する
使ったラベルの数だけ、Excelの住所録の2行目から空の行を入れておくのが手軽です（空のラベルとして飛ばされます）。印刷が終わったら、空の行は消しておきます。
うまくいかないとき
| 困っていること | 原因と直し方 |
|---|---|
| 1枚目にしか名前が入らない | 「複数ラベルに反映」を押していません |
| 郵便番号の先頭の0が消える | Excelで郵便番号が数値になっています。列を文字列にして入れ直します |
| 住所が長くて2行目にはみ出す | 住所を「住所1」（市区町村・番地）と「住所2」（建物名・部屋番号）に分けて、改行して入れます |
| 同じ人が2枚ずつ出る | 1枚目のラベルに «Next Record» が入っています。1枚目からは消します |
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差し込み印刷で宛名ラベルを作るには？
「差し込み印刷の開始」→「ラベル」で用紙を選び、Excelの住所録を選んで、1枚目のラベルにフィールドを入れて「複数ラベルに反映」を押します。
1枚目しか名前が出ません
「複数ラベルに反映」を押していないためです。
途中のラベルから印刷したいです
使ったラベルの数だけ、Excelの住所録の先頭に空の行を入れて差し込みます。
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