Wordの差し込み印刷のやり方｜Excelの名簿から宛名・案内状をまとめて作る

ピアのパソコン学習ガイド編集部2026年11月9日更新

※写真はイメージです

先に結論

Excelの名簿の1行ごとに、Wordの文書が1枚ずつできる機能です。案内状・宛名ラベル・請求額のお知らせなど、名前と数字だけちがう文書はこれで一気に作れます。
手順は「差し込み文書」タブの左から順に5つ押していくだけです。
いちばんつまずくのは、日付が「11/9/2026」になる・金額のカンマが消えること。これはWord側で表示の形を指定して直します（下に書き方をまとめました）。

Excelには1行目に見出し、2行目から1人1行で入れておきます。

先にExcelの名簿を整える

差し込み印刷がうまくいかない原因は、だいたいExcel側にあります。始める前に、次の4つだけ見てください。

「差し込み文書」タブの左から順に使います。

「差し込み印刷の開始」→「レター」案内状のようなふつうの文書のときは「レター」です。ラベルや封筒は下で説明します。
「宛先の選択」→「既存のリストを使用」→ Excelのファイルを選ぶシートを選ぶ画面が出たら、名簿のシートを選び、「先頭行をタイトル行として使用する」にチェックが入っているのを確かめます。
名前を入れたい場所にカーソルを置いて「差し込みフィールドの挿入」→「氏名」«氏名» のような印が入ります。敬称・金額なども同じように入れていきます。
「結果のプレビュー」を押す«氏名» が実際の名前に変わります。左右の矢印で1人ずつ確かめられます。
「完了と差し込み」→「個々のドキュメントの編集」→「すべて」1人1ページの新しい文書ができます。いきなり印刷せず、ここで中身を見てから印刷するのが安全です。

一番かんたんなのは、Excelに「敬称」の列を作って、個人は「様」、会社は「御中」と入れておくことです。Wordでは «氏名» のうしろに «敬称» を差し込むだけで済みます。

Excelを触れない事情があるなら、「ルール」→「If...Then...Else」で「区分が法人なら御中、それ以外は様」のように条件で出し分けることもできます。

Excelで「2026年11月9日」「12,000」と見えていても、Wordに差し込むと「11/9/2026」「12000」になることがあります。Excelの表示の形まではWordに渡らないためです。Word側で形を指定して直します。

作りたいもの	やり方
宛名ラベル（A4に12面など）	「差し込み印刷の開始」→「ラベル」→ ラベル用紙の製造元と品番を選ぶ → 宛先の選択 → 1枚目のラベルにフィールドを入れて「複数ラベルに反映」
封筒	「差し込み印刷の開始」→「封筒」→ 封筒のサイズを選ぶ → 宛先の選択 → 宛先の枠にフィールドを入れる
メールで送る	「完了と差し込み」→「電子メールメッセージの送信」。Outlook（クラシック）が必要です

困っていること	原因と直し方
開くたびに「SQL コマンドが実行されます」と出る	Excelとつながっている文書だという確認です。自分で作った文書なら「はい」で大丈夫です
郵便番号の先頭の0が消える	Excelで郵便番号が数値になっています。列を文字列にして入れ直します
「宛先の選択」でシートが出てこない・つながらない	Excelを開いたままにしていることが多いです。Excelを閉じてからやり直します
空白のページや空のラベルができる	名簿の下のほうに空の行や、何か入ったセルがあります。名簿の最後の行の下を消します
日付・金額の形がおかしい	上の「日付や金額の表示が崩れるとき」の書き方で直します