ビジネスメール

はじめての相手へのメールの書き方と例文10｜書き出し・名乗り方・連絡先を知った経緯

ピアのパソコン学習ガイド編集部2026年11月9日更新

※写真はイメージです

先に結論

はじめての相手には「突然のご連絡失礼いたします」か「はじめてご連絡いたします」で始め、すぐに会社名・部署・名前を名乗ります。
次にどこで連絡先を知ったか（○○様のご紹介で／ホームページを拝見して）を書くと、相手は安心して読み進められます。
用件は最初の5行以内に。長い説明や資料は、相手が興味を持ってからで十分です。
署名は必ず入れます。会社名・住所・電話番号があると、怪しいメールではないと分かります。

はじめてのメールの形

宛名会社名・部署・名前＋様。名前が分からなければ「ご担当者様」。
書き出し「突然のご連絡失礼いたします。」
名乗り「株式会社ひかり事務所営業部の山田と申します。」はじめての相手には「です」より「と申します」。
連絡先を知った経緯「○○様からご紹介いただき、ご連絡いたしました。」
用件何をお願いしたいのかを、1〜2行で。
相手の負担を減らす一言「ご興味がなければ、ご返信には及びません」「お電話でも結構です」など。
結び・署名会社名・部署・名前・住所・電話番号・メールアドレス。

連絡先を知った経緯ごとの書き出し

経緯	書き出し
人に紹介された	株式会社みなと商事の佐藤様からご紹介いただき、ご連絡いたしました。
名刺交換した	先日の【展示会】で名刺を交換させていただいた、ひかり事務所の山田です。
ホームページを見た	貴社のホームページを拝見し、ご連絡いたしました。
お問い合わせ窓口から	お問い合わせ窓口のご案内を拝見し、ご連絡いたしました。
前任者から引き継いだ	このたび、前任の鈴木に代わり担当となりました山田と申します。
求人を見た	【求人サイト名】で、貴社の一般事務職の求人を拝見し、ご連絡いたしました。
セミナー・講演を聞いた	【11月20日】のセミナーで、ご講演を拝聴いたしました山田と申します。
記事・本を読んだ	【○○】に掲載された記事を拝読し、ご連絡いたしました。

はじめてのメールでよくない書き方

よくない	なぜ	どうする
名乗らずに用件から始める	誰からか分からず、迷惑メールと思われる	最初の2行で名乗る
会社の紹介が長い	用件にたどり着く前に読むのをやめる	会社の説明は1行。くわしくは署名かURLで
いきなり大きな添付ファイル	怪しいファイルと思われ開いてもらえない	最初は本文だけ。資料は返事をもらってから
「いつもお世話になっております」	まだお世話になっていない	「突然のご連絡失礼いたします」
署名がない	会社が実在するか分からない	住所・電話番号まで入れる

場面別の例文

署名は省いています。【】の部分を書き換えて使ってください。

紹介を受けて連絡する紹介

件名：佐藤様のご紹介でご連絡いたしました（ひかり事務所 山田）

有限会社さくら工房
伊藤 様

突然のご連絡失礼いたします。
株式会社ひかり事務所の山田と申します。

株式会社みなと商事の佐藤様からご紹介いただき、ご連絡いたしました。

弊社では【小さな会社の経理の代行】をしており、
佐藤様から、伊藤様が【経理の担当者を探していらっしゃる】とうかがいました。

もしよろしければ、【30分ほど】お話をうかがうお時間をいただけないでしょうか。
オンラインでも、御社にうかがう形でもかまいません。

ご検討いただけますと幸いです。

名刺交換のあと名刺交換

件名：【ご挨拶】11月20日の展示会でお会いした山田です

株式会社みなと商事
総務部 佐藤 様

先日の【オフィス用品展示会】で名刺を交換させていただいた、
株式会社ひかり事務所の山田です。
お忙しいなか、ブースにお立ち寄りいただきありがとうございました。

お話の中で【書類の保管場所に困っている】とうかがいましたので、
お役に立てそうな【書類の電子化の事例】をまとめました。
ご興味がございましたら、資料をお送りいたします。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

ホームページを見て問い合わせる問い合わせ

件名：【お問い合わせ】研修の内容と料金について

株式会社みなと商事
研修ご担当者様

はじめてご連絡いたします。
株式会社ひかり事務所 総務部の山田と申します。

貴社のホームページで【新入社員向けのExcel研修】を拝見し、
ご連絡いたしました。

来年4月に【5名】の新入社員が入る予定で、
次の2点を教えていただけますでしょうか。

・【5名】で受ける場合の料金
・【4月中旬】に弊社まで来ていただくことはできるか

お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

見積をお願いする依頼

件名：【お見積のお願い】事務所の引っ越しについて

株式会社みなと運送
ご担当者様

突然のご連絡失礼いたします。
株式会社ひかり事務所の山田と申します。

【来年2月】に事務所を移転する予定で、
引っ越しのお見積をお願いしたく、ご連絡いたしました。

・時期：【2027年2月中旬の土日】
・移転元：【東京都八王子市】
・移転先：【東京都立川市】
・荷物：【机6台、書類棚4台、段ボール約50箱】

お手数ですが、【12月20日】ごろまでにお見積をいただけますと幸いです。
下見が必要でしたら、日程を調整いたします。

提案・営業営業

件名：【ご提案】請求書の作業時間を減らす方法について

株式会社みなと商事
総務部 部長 佐藤 様

突然のご連絡失礼いたします。
株式会社ひかり事務所の山田と申します。

貴社のホームページで【事務スタッフを募集されている】のを拝見し、
ご連絡いたしました。

弊社では、【請求書づくりをExcelで半分の時間にする仕組み】を
【八王子市内の30社】にご提供しています。
人を増やす前に、今の作業を減らせるかもしれません。

ご興味がございましたら、【15分ほど】ご説明の時間をいただけますでしょうか。
ご不要でしたら、ご返信には及びません。

担当を引き継いだ引き継ぎ

件名：【ご挨拶】前任 鈴木の後任としてご連絡いたしました

株式会社みなと商事
総務部 佐藤 様

はじめてご連絡いたします。
株式会社ひかり事務所の山田と申します。

このたび、【12月1日】付けで、前任の鈴木に代わり
御社を担当させていただくことになりました。

鈴木からは、【毎月の請求書の流れ】をしっかり引き継いでおります。
近いうちに、改めてご挨拶にうかがえればと思います。

至らない点もあるかと思いますが、どうぞよろしくお願いいたします。

講演・取材をお願いする依頼

件名：【講演のご依頼】2027年2月の商工会セミナーについて

株式会社みなと商事
代表取締役 佐藤 様

突然のご連絡失礼いたします。
八王子ひかり商工会の山田と申します。

【○○】に掲載された、佐藤様の【小さな会社のAI活用】の記事を拝読し、
ぜひ会員向けのセミナーでお話しいただきたく、ご連絡いたしました。

・日時：【2027年2月18日（木）18:00〜19:30】
・場所：【八王子市内の会議室（オンライン配信あり）】
・参加者：【地元の中小企業の経営者 約40名】
・謝礼：【○円（交通費別）】

ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご検討いただけますでしょうか。

求人に応募する転職

件名：【応募書類送付】一般事務職への応募（山田 花子）

株式会社みなと商事
人事部 採用ご担当者様

はじめてご連絡いたします。
山田花子と申します。

【求人サイト名】で、貴社の一般事務職の求人を拝見し、
応募させていただきたく、ご連絡いたしました。

履歴書と職務経歴書をPDFで添付いたしましたので、
ご査収のほど、よろしくお願いいたします。

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山田 花子
電話：【090-0000-0000】
メール：【メールアドレス】

社内のほかの部署の人にはじめて連絡する社内

件名：【ご相談】展示会の備品について（営業部 山田）

総務部
高橋さん

はじめてご連絡いたします。
営業部の山田と申します。

【12月15日の展示会】で使う備品について、
総務部の高橋さんにご相談するよう、【課長の田中】から聞きました。

【机2台と椅子6脚】をお借りしたいのですが、
どのように申し込めばよいか教えていただけますでしょうか。

お忙しいところすみません。よろしくお願いします。

大学の先生にはじめて連絡する大学

件名：【研究室見学のお願い】（文学部2年 山田花子）

山田 太郎先生

突然のご連絡失礼いたします。
文学部2年の山田花子（学籍番号：1234567）と申します。

来年度のゼミを選ぶにあたり、
先生の研究室を見学させていただきたく、ご連絡いたしました。

ご都合のよい日時を教えていただけますと幸いです。