ビジネスメールの返信の書き方|場面別の返信例16と、いつまでに・どこまで返すか
※写真はイメージです
先に結論
- 返信はその日のうち、遅くとも24時間以内。すぐに答えられないときは、受け取ったことと、いつ答えるかだけ先に返します。
- 件名の「Re:」は消さずに返し、最初の1文で答え(承知しました・候補のうち○日でお願いします など)を書きます。
- 質問が多いときは、相手の文を「>」で引用して一つずつ答えると、答え漏れがなくなります。
- やりとりは、用件が済んだらお礼の1通で終えてかまいません。相手が「ご返信には及びません」と書いていたら返さなくて大丈夫です。
返信の基本
| 決まりごと | くわしく |
|---|---|
| いつまでに | その日のうち。遅くとも24時間以内(休みの日をはさむときは次の営業日) |
| すぐ答えられない | 「受け取りました。○日までにお返事します」と先に返す |
| 件名 | 「Re:」は消さない。用件が変わったら新しい件名にする |
| 最初の1文 | 答えを先に書く(承知しました/○日でお願いします など) |
| 質問が多い | 相手の文を「>」で引用して、一つずつ答える |
| 宛先 | CCに人がいたら、「全員に返信」にするかを考える |
| 夜や休みの日 | 急がないなら、予約送信で翌朝に届くようにする |
返信メールの形
返信も、ふつうのメールと同じく宛名 → 書き出し → 答え → くわしいこと → 結び → 署名です。書き出しは「いつもお世話になっております」のかわりに、返信らしい言葉を使えます。
| 場面 | 返信の書き出し |
|---|---|
| ふつう | ご連絡いただき、ありがとうございます。 |
| すぐ返事が来たとき | 早速のご返信、ありがとうございます。 |
| 丁寧な説明をもらった | ご丁寧にご説明いただき、ありがとうございます。 |
| 返信が遅れた | ご返信が遅くなり、申し訳ございません。 |
| 社内 | お疲れ様です。ご連絡ありがとうございます。 |
場面別の返信例
宛名と署名は省いています。【 】の部分を書き換えて使ってください。
了解した・引き受ける
依頼を引き受ける社外
ご連絡いただき、ありがとうございます。 【資料の作成】の件、承知いたしました。 【12月5日(金)】までにお送りいたします。 途中で確認したいことが出てきましたら、改めてご相談させてください。 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
変更の連絡を受けた社外
ご連絡いただき、ありがとうございます。 打ち合わせの時間が【14時から15時】に変わる件、承知いたしました。 当日はどうぞよろしくお願いいたします。
上司からの指示に返す社内・上司
お疲れ様です。ご連絡ありがとうございます。 【見積書の修正】の件、承知しました。 【本日17時】までに修正して、改めてお送りします。
資料・書類を受け取った
すぐ受け取ったことだけ返す社外
資料をお送りいただき、ありがとうございます。 確かに拝受いたしました。 内容を確認のうえ、【12月3日(水)】までに改めてご連絡いたします。
中身を確かめてから返す社外
お送りいただいた【請求書】、拝受いたしました。 内容を確認し、問題ございませんでしたので、 【12月25日】までにお振り込みいたします。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
添付が開けないとき社外
資料をお送りいただき、ありがとうございます。 大変恐縮ですが、添付ファイルがこちらの環境で開けませんでした。 お手数ですが、PDFの形で改めてお送りいただけますでしょうか。 どうぞよろしくお願いいたします。
日程の返事
候補日から選ぶ社外
日程のご提案、ありがとうございます。 いただいた候補のうち、下記でお願いできますでしょうか。 ・【12月4日(木)14:00〜15:00】 場所は【御社】にうかがう形でよろしいでしょうか。 当日はどうぞよろしくお願いいたします。
候補日が合わないとき社外
日程のご提案、ありがとうございます。 あいにく、いただいた候補日はいずれも予定が入っておりました。 大変恐縮ですが、下記の日程でご都合はいかがでしょうか。 ・【12月8日(月)10:00〜12:00】 ・【12月9日(火)13:00〜17:00】 ・【12月10日(水)終日】 ご調整いただき申し訳ございませんが、どうぞよろしくお願いいたします。
すぐに答えられない
確認に時間がかかる社外
ご連絡いただき、ありがとうございます。 お問い合わせの【納期】の件、ただいま担当の部署に確認しております。 【12月3日(水)】中には改めてお返事いたしますので、 少々お待ちいただけますでしょうか。
休み明けに返す(不在だったとき)社外
ご連絡いただき、ありがとうございます。 【休暇】をいただいており、ご返信が遅くなりました。申し訳ございません。 お問い合わせの件、【本日中】に確認してご連絡いたします。
質問に答える(引用して)
質問に一つずつ答える社外
ご質問いただき、ありがとうございます。 順にお答えいたします。 > 1. 納品はいつごろになりますか。 【12月10日(木)】にお届けできる予定です。 > 2. 支払い方法は選べますか。 銀行振込とクレジットカードからお選びいただけます。 ほかにもご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。
断る
依頼を断る社外
ご連絡いただき、ありがとうございます。 【講演】のご依頼、大変ありがたく拝見いたしました。 せっかくお声がけいただいたのですが、 あいにく【その時期は別の仕事が重なっており】、 今回はお引き受けすることが難しい状況です。 ご期待に沿えず申し訳ございません。 また別の機会がございましたら、ぜひお声がけください。
お礼・お詫び・挨拶への返信
お礼メールへの返信社外
ご丁寧にご連絡いただき、ありがとうございます。 こちらこそ、本日はお時間をいただきありがとうございました。 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。 (ご返信には及びません)
お詫びメールへの返信社外
ご連絡いただき、ありがとうございます。 差し替えの資料、確かに拝受いたしました。 お気になさらないでください。 早速ご対応いただき、ありがとうございました。
異動・退職の挨拶への返信社外
ご丁寧にご挨拶いただき、ありがとうございます。 【鈴木様】には【3年間】大変お世話になりました。 特に【○○のときに助けていただいたこと】は、今でもありがたく思っております。 新しい場所でのご活躍を、心よりお祈りしております。
返信が遅れたとき
数日たってから返す社外
ご返信が遅くなり、大変申し訳ございません。 【12月1日】にいただいた【見積】の件、 社内で確認が取れましたので、ご連絡いたします。 【ここに答えを書きます】 お待たせしてしまい、失礼いたしました。 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
返信はどこまで続ける?
| 届いたメール | 返信する? |
|---|---|
| 質問・依頼・日程の相談 | 必ず返す |
| 資料・書類の送付 | 受け取ったことを返す |
| お礼のメール | 短く返すと丁寧。お礼にお礼を重ねてやりとりが続くなら、そこで終えてよい |
| 「ご返信には及びません」と書いてある | 返さなくてよい |
| CCで届いた | 基本は返さない |
| 一斉送信のお知らせ | 返さなくてよい |
自分から終わらせたいときは、最後の1通に「ご返信には及びません」と添えてください。相手も返事をしなくてよくなるので、お互いに楽です。
返信を組み立てる
メールを組み立てる
件名
本文
【 】の部分は、自分の言葉で書き換えてください。名前・日付・金額は送る前にもう一度確かめます。
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ビジネスメールの返信はいつまでにすればいいですか?
その日のうち、遅くとも24時間以内が目安です。すぐに答えられないときは、受け取ったことといつまでに答えるかを先に返します。
返信するとき件名は変えるべきですか?
「Re:」をつけたまま変えずに返すのが一般的です。話が別の用件に変わったときだけ、新しい件名にします。
返信のやりとりは、どちらが最後に送ればいいですか?
決まりはありません。用件が済んだらお礼の1通で終えてかまいません。「ご返信には及びません」と添えると、相手も返事をしなくてよくなります。
返信が遅れてしまったときは何と書けばいいですか?
最初に「ご返信が遅くなり、大変申し訳ございません。」と書き、すぐに答えを続けます。言い訳を長く書く必要はありません。
質問がたくさんあるメールにはどう返せばいいですか?
相手の文を「>」で引用し、その下に答えを書いていくと、答え漏れがなくなり相手も読みやすくなります。
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