謝罪メール(お詫びメール)の書き方と例文14|返信の遅れ・ミス・誤送信・納期遅れ
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先に結論
- 謝罪メールは「お詫び → 何が起きたか → 原因 → すでにしたこと → これからすること」の順。最初の1文でお詫びします。
- 相手に大きな迷惑がかかったときや、相手が怒っているときは、メールより先に電話か訪問です。メールで済ませようとすると、たいてい余計にこじれます。メールはそのあと、記録として送ります。
- 原因は短く、自分の側の責任として書きます。「システムの不具合で」「担当者が」と他のせいに見える書き方は、言い訳に読まれるので避けてください。
- お詫びの言葉は、迷惑の大きさに合わせて選びます。小さなミスに「深くお詫び申し上げます」は、かえって大げさです。
謝罪メールの形
- お詫び「○○の件で、ご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。」最初の1文で謝ります。
- 何が起きたか日付・数・金額など、事実を短く。
- 原因分かっている範囲で、自分の側の責任として。分からないときは「確認中です。○日までにご報告します」。
- すでにしたこと「正しい請求書を添付しました」「本日発送しました」など。
- これからすること同じことが起きないように変えること(確認の手順を1つ足す など)。
- 結び「重ねてお詫び申し上げます」「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」。
メールより先に電話をする場面
| 場面 | 先に |
|---|---|
| お金・納期・契約に関わる大きなミス | 電話(そのあとメール) |
| 相手が怒っている・困っている | 電話か訪問 |
| 今日中に相手が動かないといけない | 電話 |
| 返信の遅れ・添付忘れなど小さなミス | メールだけでよい |
お詫びの言葉の強さ
| 言葉 | 強さ | 使う場面 |
|---|---|---|
| 失礼いたしました | 軽い | 添付忘れ・書き間違いなど小さなミス |
| 申し訳ございません | ふつう | ほとんどのお詫び |
| 大変申し訳ございません | 強い | 相手に手間や迷惑をかけたとき |
| 深くお詫び申し上げます | とても強い | 大きな迷惑・会社としてのお詫び |
| ご迷惑をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます | とても強い | トラブル・障害など、文書としてのお詫び |
「すみません」「ごめんなさい」は話し言葉なので、社外へのメールでは使いません。
言い訳に見える書き方の直し方
| 言い訳に見える | 直した書き方 |
|---|---|
| システムの不具合で送れていませんでした | 私の確認が足りず、送信できていないことに気づくのが遅れました |
| 担当者が休みだったため | 担当者の不在時の対応を決めておらず、ご連絡が遅れました |
| お忙しいと思い、ご連絡を控えていました | ご連絡が遅くなり、申し訳ございません |
| よく確認したつもりでしたが | 確認が足りませんでした |
| 今後気をつけます | 今後は、送る前に金額を2人で確かめる手順にいたします |
場面別の例文
宛名と署名は省いています。【 】の部分を書き換えて使ってください。
小さなミス
件名:【お詫び】ご返信が遅くなりました いつもお世話になっております。 ひかり事務所の山田です。 【12月1日】にいただいたご質問へのご返信が遅くなり、 大変申し訳ございません。 お問い合わせの【納期】は、【12月10日(木)】の予定です。 お待たせしてしまい、失礼いたしました。 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
件名:【再送】資料の添付漏れのお詫び いつもお世話になっております。 ひかり事務所の山田です。 先ほどお送りしたメールに、資料を添付しておりませんでした。 大変失礼いたしました。 改めて、本メールに【会議資料(PDF)】を添付いたします。 お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
件名:【お詫び】お名前の誤りについて 株式会社みなと商事 佐藤 一郎様 いつもお世話になっております。 ひかり事務所の山田です。 先ほどお送りしたメールで、お名前を誤って記載しておりました。 大変失礼いたしました。深くお詫び申し上げます。 今後はこのようなことがないよう、送る前に宛名を確かめます。 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
件名:【再送】12月3日の打ち合わせについて いつもお世話になっております。 ひかり事務所の山田です。 先ほど、書きかけのメールを誤って送信してしまいました。 大変失礼いたしました。 お手数ですが、先ほどのメールは破棄していただけますと幸いです。 改めて、下記のとおりご連絡いたします。 【ここに本来の本文を書きます】
件名:【お詫び】誤ってお送りしたメールについて 突然のご連絡失礼いたします。 ひかり事務所の山田です。 【12月1日 14時ごろ】に「○○について」という件名でお送りしたメールは、 別の方にお送りするべきものでした。 ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。 大変お手数ですが、該当のメールを削除していただけますよう、 お願い申し上げます。
間違えて送った内容に、ほかのお客様の名前・住所・金額などが含まれていたときは、すぐに上司に知らせ、会社の決まりにそって対応します。
お金・納期・約束
件名:【お詫びと訂正】11月分の請求書の金額について いつもお世話になっております。 ひかり事務所の山田です。 【12月1日】にお送りした11月分の請求書で、 金額に誤りがございました。大変申し訳ございません。 ・誤:【55,000円】 ・正:【50,000円】 【作業時間の集計に、10月分が混じっておりました】。 正しい請求書を添付いたしましたので、 先にお送りしたものは破棄していただけますでしょうか。 今後は、請求書を送る前に2人で金額を確かめる手順にいたします。 ご迷惑をおかけしましたことを、重ねてお詫び申し上げます。
件名:【お詫び】【ホームページ】の納期についてのご相談 いつもお世話になっております。 ひかり事務所の山田です。 【12月10日】にお約束していた【ホームページ】の納品が、 間に合わない見込みとなりました。大変申し訳ございません。 【写真の差し替えに想定より時間がかかっております】。 【12月15日(火)】には必ずお届けできるよう進めております。 ご予定に差し支えがございましたら、 先にできあがった【トップページ】だけをお送りすることもできます。 ご都合をお聞かせいただけますでしょうか。
件名:【お詫び】【商品】の納品遅れについて いつもお世話になっております。 ひかり事務所の山田です。 本日お届けするお約束だった【商品】が、 お届けできていないことが分かりました。 ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。 【発送の手配に漏れがありました】。 本日【15時】に発送し、明日の午前中にお届けいたします。 追跡番号:【1234-5678-9012】 今後は、発送の前日に一覧で確かめる手順を加えます。 重ねてお詫び申し上げます。
件名:【お詫び】本日の打ち合わせについて いつもお世話になっております。 ひかり事務所の山田です。 【電車が止まっており】、本日【10時】からの打ち合わせに 【15分ほど】遅れてしまいそうです。 ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。 先に始めていただいてもかまいません。 着きましたら、すぐにご連絡いたします。
件名:【お詫び】12月3日の打ち合わせ日程の変更のお願い いつもお世話になっております。 ひかり事務所の山田です。 【12月3日(水)10時】の打ち合わせについて、 私の確認不足で、別の予定と重ねて入れてしまっておりました。 こちらの都合で大変申し訳ございません。 まことに勝手ながら、下記の日程に変更していただくことは できますでしょうか。 ・【12月4日(木)10:00〜11:00】 ・【12月5日(金)14:00〜15:00】 ご迷惑をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
お客様へ
件名:【お詫び】お問い合わせへの対応について 【山本】様 ひかり事務所の山田です。 このたびは、お問い合わせへの対応で ご不快な思いをおかけし、誠に申し訳ございません。 【お電話でのご案内が不十分で、何度もお手間をおかけしてしまいました】。 いただいたご意見は担当者全員で共有し、 【案内の手順を見直しました】。 改めて、ご質問の件は下記のとおりです。 【ここに答えを書きます】 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
件名:【お詫び】12月1日に発生した予約システムの障害について お客様各位 ひかり事務所をご利用いただき、ありがとうございます。 【12月1日(火)9時〜11時30分】の間、 予約システムがつながりにくい状態になっておりました。 ご迷惑をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。 現在は復旧し、通常どおりご利用いただけます。 この時間にご予約ができなかった方は、お手数ですが、 改めてご予約いただけますでしょうか。 ※本メールはBCCでお送りしています。
社内
件名:【報告】見積書の金額の誤りについて 田中課長 お疲れ様です。山田です。 【みなと商事様】にお送りした見積書で、 金額を誤って記載していたことが分かりました。申し訳ございません。 ・誤:【55,000円】 正:【50,000円】 ・本日【11時】に、先方の佐藤様へお電話でお詫びし、 正しい見積書をお送りしました 今後は、送る前に表の合計を見直す手順を加えます。 ほかに対応が必要なことがあれば、ご指示ください。
件名:昨日の件のお詫び 鈴木さん お疲れ様です。山田です。 昨日は、私の伝え忘れで【会議室の予約】を 二重にしてしまい、ご迷惑をおかけしました。すみませんでした。 今後は、予約をしたらすぐにカレンダーに入れるようにします。
お詫びメールを組み立てる
メールを組み立てる
件名
本文
【 】の部分は、自分の言葉で書き換えてください。名前・日付・金額は送る前にもう一度確かめます。
送る前のチェック
送る前のチェック
文章はこの端末の中だけで調べ、どこにも送りません。見つけられるのはよくある間違いだけなので、最後は自分で読み直してください。
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謝罪メールの基本の形は?
「お詫び → 何が起きたか → 原因 → すでにしたこと → これからすること → 結び」の順です。最初の1文でお詫びし、原因は短く自分の側の責任として書きます。
謝罪はメールだけでいいですか?
返信の遅れや添付忘れなど小さなミスならメールで十分です。お金・納期・契約に関わる大きなミスや、相手が怒っているときは、先に電話か訪問をして、そのあと記録としてメールを送ります。
「申し訳ございません」と「申し訳ありません」はどちらが正しいですか?
どちらも使えます。「申し訳ございません」のほうが丁寧なので、社外へのメールではこちらがよく使われます。
謝罪メールの件名は何と書けばいいですか?
「【お詫び】○○について」「【お詫びと訂正】○○について」のように、何のお詫びか分かる形にします。
お詫びメールに「すみません」は使えますか?
社外へのメールでは避けます。話し言葉なので、「申し訳ございません」「失礼いたしました」にします。親しい同僚あてなら問題ありません。
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